Der Prozess zur Strategieentwicklung gliederte sich in verschiedene Phasen: Bestandsaufnahme, Szenarienentwicklung, Bürger- und Akteursbeteiligung sowie Strategieentwicklung.

In einer ersten Bestandsaufnahme sind durch eine Analyse bereits vorhandenen Datenmaterials und einer Stärken- und Schwächenanalyse Themen- und Handlungsfelder erarbeitet worden, welche die Grundlage für den weiteren Prozessverlauf bildeten (Szenariendesign). Fünf strategische Handlungsfelder, Essen.urban, Essen.erfolgreich, Essen.talentiert, Essen.vielfältig und Essen.engagiert, wurden vereinbart, um den weiteren Prozess zu fokussieren.

Bereits bei der Einrichtung der Projektgremien wurde die Stadtgesellschaft einbezogen.
Der Steuerungskreis Essen.2030 bestand aus dem Verwaltungsvorstand und Vertretern des  Projektteams sowie einem Vertreter der Universität Duisburg-Essen, einem Vertreter der Essener Wirtschaftsförderungsgesellschaft und einem Vertreter der Interessengemeinschaft Essener Wirtschaft. Der Beraterkreis Essen.2030 setzte sich aus den Vertreterinnen und Vertretern der sechs Ratsfraktionen sowie 16 Vertreterinnen und Vertretern der Essener Stadtgesellschaft zusammen. Zwei Handlungsfeldpatinnen und drei Handlungsfeldpaten, die sich in besonderer Weise für „ihr“ Handlungsfeld einsetzen, wurden aus dem Beraterkreis rekrutiert.

Basierend auf den fünf strategischen Handlungsfeldern  ging man verschiedene Wege, um Bürgerinnen und Bürger sowie Akteure der Stadtgesellschaft zu informieren und zu aktivieren und sie am Prozess zu beteiligen:

• Zukunftsworkshop für junge Menschen

Vorgeschaltet zwischen Bestandsaufnahme und Szenarienentwicklung wurde mit jungen Menschen ein visionärer Zukunftsworskhop durchgeführt. Schülerinnen und Schüler, Studierende, Promovierende und Berufstätige haben sich am 29. Juni 2012 kreativ mit ihren Zukunftsvisionen für Essen im Jahr 2030 beschäftigt. Der jüngste Schüler war 15 Jahre, der älteste Teilnehmer war 33 Jahre jung. Ziel des Workshops war es, Visionen für die Stadt Essen in 2030 zu schaffen. Dabei gab es keine Grenzen. Niemand sollte sich einschränken lassen durch vermeintliche Hindernisse. Heraus kam eine bunte Mischung von unterschiedlichen Themen: Von Sport und Kultur bis zur Mobilität und Architektur war alles dabei. Ein Zeichner hat die Visionen bildlich festgehalten. Die Ergebnisse sind in die Szenarienentwicklung eingeflsossen.

• Ideenkiste

In der Zeit vom 22. September bis 12. Oktober 2012 standen in der ganzen Stadt verteilt knapp 200 Ideenkisten, die mit Informationsmaterialien zum Strategieprozess Essen.2030 bestückt waren. Hier konnten sich die Essener Bürgerinnen und Bürger über den  Strategieprozess, die fünf Mitmachfelder (Handlungsfelder) und die unterschiedlichen Beteiligungsmöglichkeiten informieren. Die Ideenkisten wurden in allen Filialen der Essener Sparkassen, in den Bürgerämtern, Stadtteilbibliotheken, Schulen, Jugendzentren, Sport- und Kultureinrichtungen, in der VHS sowie in kirchlichen Einrichtungen aufgestellt.

• Dialog-Café Essen.2030

Das Dialog-Café in der Volkshochschule Essen bildete am 22. September 2012 den Auftakt der Bürgerbeteiligung zu Essen.2030. Die Veranstaltung wurde im Vorfeld aktiv beworben. So konnten sich interessierte Bürgerinnen und Bürger bereits über die Vorschaltseite zur online-Plattform um eine Teilnahme am Café bewerben. Eingeladen wurden zudem Vertreterinnen und Vertreter der relevanten gesellschaftlichen Gruppen der Stadt. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer diskutierten im World-Café-Format unter der Anleitung erfahrener Moderatorinnen und Moderatoren die zentralen Fragestellungen zu den strategischen Handlungsfeldern und erarbeiteten Vorschläge und Ideen für ein Essen im Jahr 2030. Am Ende entstand ein umfangreicher Katalog von wertvollen Beiträgen, die in die Erarbeitung der Strategie mit einflossen. Zum Ausklang des Dialog-Cafés nahmen einige Gäste am Bühnenprogramm der Kick-off-Veranstaltung zur Beteiligungsphase Essen.2030 an der Marktkirche teil und berichteten über ihre Eindrücke aus dem Café.

• Online-Dialog Essen.2030

Vom 22. September bis zum 12. Oktober 2012 konnten sich alle interessierten Bürgerinnen und Bürger der Stadt auf www.essen2030.de an der Strategie Essen.2030 beteiligen. Entlang der fünf Mitmachfelder (Handlungsfelder) waren Ideen und Vorschläge gefragt, wie Essen die schon erarbeiteten Ziele am besten erreichen kann. Außerdem wurden die Lieblingsorte der Essenerinnen und Essener erfragt: „Wo fühlen Sie sich heute in Essen am wohlsten?” und „Wo stellen Sie sich Ihren Lieblingsort im Jahr 2030 vor?”. Ein eigenes Portal ergänzte das Gesamtpaket der Beteiligungsmöglichkeiten an der Entstehung der Zukunftsstrategie der Stadt.
Online-Beteiligung und Dialog-Bus (s.u.) gingen Hand in Hand – so kamen alle Beiträge, die am Dialog-Bus eingegeben wurden, ein paar Tage später auch auf die Online-Plattform und konnten dort gelesen, weiter diskutiert und bewertet werden. Insgesamt sind so über 1.200 vielfältige Beiträge und Kommentare und mehr als 1.400 Bewertungen zusammengekommen - ein wertvoller Fundus, der anschließend inhaltlich ausgewertet in die Strategie Essen.2030 einging. Im Nachgang an den Online-Dialog wurden die beliebtesten 10 Beiträge zudem mit dem Projektteam und Experten diskutiert. Auf die „Top 30“ Beiträge gab die Stadt Essen  auf der Online-Plattform eine direkte und öffentliche Rückmeldung.

• Dialogbus Essen.2030

Vom 22. September bis 12. Oktober 2012 tourte der Essen.2030 Dialog-Bus durch 14 Stadtbezirke, um vor Ort über den Strategieprozess Essen.2030 zu informieren. Daneben hatten die Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit, sich an dem Strategieprozess Essen.2030 zu beteiligen und ihre Vorstellungen und Ideen einzubringen. Bei der Aktion „Lieblingsorte in Essen – jetzt und in 2030” konnten Essener Bürgerinnen und Bürger ihre Geheimtipps abgeben: wo fühlen sie sich in Essen am wohlsten, wo verbringen sie am liebsten Ihre Zeit – und warum? Ihre Lieblingsorte konnten sie zusätzlich auf dem Stadtplan markieren. Über Laptops im Bus konnten sich Interessierte online an der Diskussion beteiligen oder sich über den Internetauftritt essen2030.de informieren. Aber auch „offline” konnte mitgeredet werden: Über Beteiligungskarten konnten mögliche Strategien vorgeschlagen und für Essens Zukunft  priorisiert werden. Unter der Moderation eines „Beteiligungsmoderators“ diskutierten Akteure aus den Stadtbezirken, Bezirkspolitikerinnen und -politiker oder Vertreterinnen und Vertreter von Vereinen, mit den Besucherinnen und Besuchern. Den Bezirksbürgermeistern wurde dabei eine aktive Rolle eingeräumt. Das Projektteam stand für Gespräche und Fragen zur Verfügung.

• Expertenworkshops und -interviews

Um in die Strategieentwicklung Essen.2030 auch die engagierten Akteure der Stadt einzubinden, wurden sechs Expertenworkshops durchgeführt. Die Amts- und Fachbereichsleitungen der Stadtverwaltung, die Mitglieder des Rates der Stadt Essen, Vertreterinnen und Vertreter anderer Behörden, Organisationen und Verbände haben in moderierten Workshops zu den fünf Handlungsfeldern ihre Vorstellungen und Vorschläge eingebracht und priorisiert. Ein Workshop mit Schülerinnen, Schülern und Studierenden aus dem Projekt Chance ² der Universität Duisburg-Essen ließ Vorstellungen und Ideen der jungen Menschen einfließen.
Mehr als 30 Experten wurden im Anschluss an die Online- Beteiligungsphase zu einzelnen Handlungsfeldern interviewt. So wurden zu den vorangegangenen Beteiligungsformen zusätzliches Fachwissen in den Prozess eingebracht sowie Handlungsschwerpunkte bestätigt und akzentuiert. Mit den Experteninterviews kam die breit gefächerte Beteiligungsphase erfolgreich zum Abschluss.

Die im Prozess gewonnen Beiträge aus der ca. zwei Monate dauernden Bürgerbeteiligungsphase flossen - nach einer Diskussion in den leitenden und beratenden Gremien - in eine sogenannte Grobstrategie ein, die Anfang 2013 vom Rat der Stadt verabschiedet wurde und die die groben Lienien der Strategie Essen.2030 abbildet.
Aufbauend auf dieser Grobstrategie wurden dann für die Feinstrategie Handlungsziele priorisiert und Fachkonzepte mit Leitprojekten entworfen.