Vor der eigentlichen Beteiligung stellte die Stadtverwaltung allgemein verständliche Informationen über den Haushalt und die Auswirkungen von Mittelverschiebungen zusammen und gliederte die einzelnen Haushaltsposten nach Themengebieten. In einem zweiten Schritt erfolgte eine Befragung der Ämter und Dienststellen, um zu erfahren, welche Personengruppen die angebotenen Leistungen in Anspruch nehmen. Diese Informationen dienten als Grundlage für die öffentliche Diskussion über das Thema Chancengleichheit. Um möglichst viele Bürgerinnen und Bürger für die Teilnahme an dem Bürgerhaushalt zu motivieren, wurde das Projekt intensiv beworben (u.a. Plakate, Broschüren, Infobusse, Infostände, Gesprächskreise, Workshops, Runder Tisch, Medienberichte). Dabei sollten neben der allgemeinen Öffentlichkeit insbesondere Mitglieder aus Verbänden, Vereinen und Institutionen für die Teilnahme mobilisiert werden.

Das Beteiligungsverfahren setzte sich aus drei Bausteinen zusammen, die nacheinander „geschaltet“ wurden. Am Anfang stand eine repräsentative Befragung zum Beteiligungshaushalt. Rund 2.500 Personen füllten den Fragebogen aus und gaben ihre Rückmeldung zu den Zielen der Stadtpolitik, der Arbeit des Gemeinderates, dem Informationsbedarf zum kommunalen Haushalt und zu Gewichtungsfragen. Die Ergebnisse der Befragung dienten als Grundlage der weiteren Diskussion.

Anschließend wurde die Diskussion auf eine Internet-Plattform verlagert. Hier hatten die Bürgerinnen und Bürger über einen Zeitraum von sechs Wochen die Gelegenheit, ihren eigenen Haushalt aufzustellen, Haushaltsposten zu verändern und ihre Entscheidungen zu begründen. Die inhaltliche Diskussion setzte sich in einem moderierten Online-Forum fort. Hier konnten die Vorschläge in gemeinsam bearbeitbaren Wikis ausformuliert werden. Zusätzlich wurde ein gesondertes Forum zum Thema Chancengleichheit angeboten. Die Online-Diskussion wurde jeden Abend von einem Moderatorenteam zusammengefasst.

Zum Abschluss der Haushaltsdebatte fand eine Stadtkonferenz statt, zu der alle Einwohnerinnen und Einwohner Freiburgs eingeladen wurden. Die moderierte Konferenz dauerte eineinhalb Tage. Die Teilnehmenden diskutierten zunächst in wechselnden Arbeitsgruppen über die künftige Entwicklung Freiburgs. Anschließend wurden die Ergebnisse im Plenum reflektiert und bewertet. Die Ziele mit den meisten Stimmen wurden erneut in Arbeitsgruppen diskutiert. In einer zweiten Phase konzentrierte sich die Debatte auf die Chancengleichheit von Männern und Frauen sowie auf einzelne Haushaltsposten. Zum Abschluss der Konferenz konnten die Teilnehmenden Empfehlungen zur Gewichtung der Haushaltsposten abgeben. Während der Konferenz standen städtische Vertreterinnen und Vertreter der einzelnen Haushaltsposten für Fragen zur Verfügung.