Open Space ist ein Konferenzformat, bei dem die Teilnehmer selbst über die Themen und den Verlauf der Konferenz angelehnt an ein vorgegebenes Leitthema bestimmen. Es ist besonders geeignet, um Ideen und Vorschläge der Teilnehmer zu gewinnen, Interessen zu erkunden und den Austausch zu fördern.
Ablauf/Eckpunkte
Das Verfahren gliedert sich in fünf Phasen:
Phase I: Vorstellung des Leitthemas und der Regeln - Zu Beginn der Open-Space-Konferenz sammeln sich alle Teilnehmer im Plenum. Der Organisator oder Moderator erläutert das übergreifende Thema der Konferenz und die Regeln. Zudem gibt er bekannt, wann sich die Teilnehmer wieder im Plenum zusammenfinden.
Phase II: Sammlung von Diskussionsthemen und Bildung von Gruppen - Die Teilnehmer überlegen sich Themen, über die sie mit anderen diskutieren möchten und stellen diese dem Plenum vor. Anschließend werden zu den Themenvorschlägen Räume bzw. Treffpunkte definiert, an denen die Anbieter eines Themas auf interessierte Teilnehmer warten.
Phase III: Diskussion in den Gruppen - Die Themenanbieter finden sich an den vereinbarten Treffpunkten ein, die restlichen Teilnehmer gehen zu den Diskussionsangeboten, die sie interessieren. Die so entstehenden Arbeitsgruppen diskutieren die Themen in Eigenregie und dokumentieren sie auf Plakaten, Flipcharts, Kärtchen oder auch elektronisch. Dabei sind weder die Teilnehmer noch die Themeninitiatoren an Regeln gebunden. Jeder kann die Gruppe jederzeit verlassen, sich zu anderen Gruppen begeben oder gar eine Pause einlegen. Ebenso startet und endet die Diskussionsgruppe ohne zeitliche Vorgaben.
Phase IV: Vorstellung im Plenum - Zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt treffen sich alle Teilnehmer wieder im Plenum. Die Themeninitiatoren stellen ihre Ergebnisse vor, jeder Teilnehmer kann sich dazu äußern.
Phase V: Abschluss/Nachbereitung - Im Nachgang zur Konferenz erhalten alle Teilnehmer die protokollierten Ergebnisse der einzelnen Arbeitsgruppen.
Ziel/Wirkung
Das Verfahren ist besonders geeignet, um die Kenntnisse und Kreativität der Teilnehmer auszunutzen und ihnen einen starken Austausch untereinander zu ermöglichen. Die Teilnehmer werden dabei von Zuhörern zu Gestaltern. Die dadurch entstehenden Vorschläge und Ideen können aus bis dato wenig wahrgenommenen Sichtweisen stammen und sind daher auch gut für den Anstoß von Veränderungsprozessen geeignet.
Hinweise zur Umsetzung
Für die Umsetzung sollten neben einem großen Raum für das Plenum, viele kleinere Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, die nah beieinander liegen, um den Teilnehmern ein Wechseln zwischen den Arbeitsgruppen zu erleichtern. Benötigt wird zudem Material zur Dokumentation der Ergebnisse der Arbeitsgruppen, wie Blöcke, Stifte, Flipcharts, Metaplanwände oder Laptops. Das Plenum muss zudem moderiert werden.
Kosten/Aufwand
Die Kosten und auch der Zeitaufwand für die Veranstalter sind gering, da weder Technik noch Moderatoren für die Arbeitsgruppen benötigt werden. Es ist jedoch ein geeigneter Konferenzort erforderlich, der über eine ausreichende Anzahl großer und kleiner Räume verfügt.
Aufwand Teilnehmer
Der Zeitaufwand für die Teilnehmer beläuft sich auf ca. 2 bis 3 Tage. Eventuell fallen An- und Abreisekosten an.
Sinnvoll einzusetzen, wenn
- kreative Ideen und Vorschläge entwickelt werden sollen
- eine offene Diskussion beabsichtigt ist
- es ein komplexes Leitthema gibt
- die Teilnehmer persönlich betroffen oder interessiert sind und eigene Erfahrungen und Kenntnisse einbringen können
- ein Gemeinschaftsgefühl und bessere Arbeitsbeziehungen unter den Teilnehmern entstehen sollen
Nicht sinnvoll einzusetzen, wenn
- es um sehr spezifische Fragestellungen geht und konkrete Lösungen erarbeitet oder diskutiert werden sollen
- der Initiator des Verfahrens nicht dazu bereit ist, die Kontrolle über den Prozess abzugeben, d.h. Ziele und Strategien vordefiniert sind
- Informationen vermittelt werden sollen
- Konflikte zwischen den Teilnehmern oder zwischen den Teilnehmern und dem Organisator zum Thema bestehen
Stärken
- geringe Vorlaufzeit und geringer organisatorischer Aufwand
- Teilnehmer können sich je nach Interessen einbringen
- bietet viel Freiraum für die Entwicklung kreativer Ideen
Schwächen
- der Verlauf und die Ergebnisse der Konferenz sind nicht vorhersehbar
- die Dokumentation ist schwierig einzufordern
- kann für Teilnehmer frustrierend wirken, wenn sie Angebote machen, die von den anderen nicht angenommen werden
- nicht für Teilnehmerkreise anwendbar, die klare Fragestellungen und schnelle Ergebnisse erwarten
Ursprung
Die Open-Space-Methode wurde Mitte der 1980er Jahre von dem Organisationsberater Harrison Owen entwickelt, der erkannte, dass bei Konferenzen die Kaffeepausen kreativere und engagiertere Gespräche hervorbrachten als die eigentlichen Konferenzgespräche.