Das Beteiligungsverfahren zur Information, Meinungsbildung und Abstimmung sollte in Abstimmung mit Interessengruppen und Warener Bürgern erfolgen. Das Ministerium vergab die Konzeption und Moderation eines Beteiligungsprozesses an ein externes Büro und beteiligte die Warener Bürger bereits an dieser Vergabeentscheidung.

Bei einer Befragung unterschiedlicher Bürger- und Interessengruppen und von Vertretern aus Politik und Verwaltung erstellt die Bertelsmann Stiftung ein erstes Stimmungsbild zu Positionen, Interessen und Erwartungen an diese Bürgerbeteiligung. Die Ergebnisse der Befragung dienten als Orientierung für die weitere Gestaltung des Informations- und Dialogprozesses.

Ein Bürgergremium wurde gebildet, das den gesamten Informations-, Dialog- und Abstimmungsprozess begleitet und mitgestaltet. Die Begleitgruppe setzte sich zusammen aus zufällig ausgewählten Bürgern, Interessensgruppen und Multiplikatoren (z.B. Vertreter der Kirche, Kulturvereine, Schulen etc.). Sie half dabei, dass die verschiedenen Sichtweisen ausgewogen berücksichtigt wurden. Sie gestaltete Veranstaltungen und Informationsmaterialien mit und trug dazu bei, dass möglichst viele Warener Bürger erreicht wurden.

Am 11.12.2012 fand die erste Bürgerversammlung in Waren mit 400 Besuchern statt. Dabei wurden die Erwartungen der Warener an den Dialogprozess, ergänzend zur Akteursbefragung und -analyse, erfragt. Auf den weiteren öffentlichen Veranstaltungen erhielten Bürger umfassende Informationen zum Lärm, zur Verkehrssituation und Verkehrsprognosen, zu den Auswirkungen auf Natur und Wirtschaft, zu den verschiedenen Trassenvarianten und zu alternativen Lösungsmöglichkeiten. Experten standen zur Beantwortung der Bürgerfragen zur Verfügung.

Eine Website dokumentierte den aktuellen Stand der Planungen zur Ortsumgehung und informierte umfassend über die Bedarfe, Pro- und Contra-Argumente, Trassenvarianten und mögliche Alternativen. Sie informierte über das Bürgervotum und lud zum Dialog ein.

Im Rahmen des vorgelagerten Informations- und Dialogprozesses hatten die Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit, sich zu informieren und zu qualifizieren, sich eine fundierte Meinung zu bilden und auf dieser Basis abzustimmen. Eine Abstimmungszeitung, die umfassende und ausgewogene Informationen über die Ortsumgehung und das Bürgervotum enthielt, wurde zur Vorbereitung der Warener Bürger an alle Haushalte verteilt.

Von Beginn an strittig war jedoch der Termin des Bürgervotums (zeitgleich mit der Bundestagswahl – oder entkoppelt?). Nachdem sie im Projektbegleitkreis keine Mehrheit für eine Änderung des Termins gefunden hatte, schied die Bürgerinitiative einen Monat vor dem Bürgervotum aus. Die aus der Begleitgruppe ausgetretenen Bürgerinitiativen hatten vor allem die Zusammenlegung des Bürgervotums mit der Bundestags- und der Bürgermeisterwahl kritisiert und argumentiert, die Wählerinnen und Wähler wären mit drei Abstimmungen gleichzeitig überfordert.